Verhaltenskodex
Constantia Industries - Version 1.0 vom Mai 2018
1) Einleitung und Zielsetzungen
Die Constantia Industries ist ein weltweit agierender Konzern der aktuell aus den drei Konzerunternehmen FunderMax, Isovolta und Isosport besteht, die selbst wieder eine Reihe an Tochtergesellschaften besitzen. Der Constantia Industries Konzern unterliegt aufgrund seiner internationalen Tätigkeit vielfältigen gesellschaftlichen, politischen und juristischen Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt. Verstöße gegen diese Rahmenbedingungen, insbesondere solche, die in die Rechtsordnung eines Landes eingreifen, können unserem Unternehmen beträchtliche finanzielle Nachteile zufügen und das Ansehen des Unternehmens und des gesamten Konzerns nachhaltig schädigen.
Der vorliegende Verhaltenskodex (Code of Conduct) bildet die Grundlage für alle geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen der Constantia Industries Gruppe. Er ist die Basis für moralisch, ethisch und rechtlich einwandfreie Verhaltensweisen aller Mitarbeiter unseres Unternehmens. Durch gelebtes Vorbild jedes Einzelnen soll er ein wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmenskultur sein.
Im Fall eines Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien, Regelungen und Weisungen oder gegen Bestimmungen dieses Verhaltenskodex ist mit disziplinären Konsequenzen zu rechnen. Darüber hinaus können Zuwiderhandlungen auch straf- und zivilrechtliche Konsequenzen, wie zB Schadenersatzforderungen für den Betroffenen zur Folge haben.
Der Verhaltenskodex wird bei Bedarf über Beschluss des Vorstands der Constantia Industries aktualisiert und gegebenenfalls um spezielle, allenfalls auch nur für bestimmte Länder oder Regionen gültige, Richtlinien ergänzt.
2) Anwendungsbereich
Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter in einem Angestellten-Verhältnis („White Collar- Mitarbeiter“) der Constantia Industries Gruppe. Zur Constantia Industries Gruppe gehören alle Gesellschaften, an denen die Constantia Industries AG direkt oder indirekt mit zumindes 50 % beteiligt ist oder bei denen sie auf andere Art Kontrolle ausübt.
Allen anderen Gesellschaften, bei denen die Constantia Industries AG direkt oder indirekt mit zumindest 25 % beteiligt ist und keine Kontrolle ausübt, wird der Verhaltenskodex mit der Aufforderung zur Kenntnis gebracht, diesem durch selbständige Anerkennung im Rahmen ihrer gesellschaftsrechtlichen Entscheidungsstrukturen ebenfalls Geltung zu verschaffen.
Darüber hinaus liegt es im Interesse jedes Konzernunternehmens, den Verhaltenskodex auch ihren wesentlichen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Berater, etc.) zur Kenntnis zu bringen.
3) Verantwortung für die Umsetzung
Jeder einzelne Mitarbeiter ist für die Einhaltung und Umsetzung des Verhaltenskodex selbst verantwortlich.
Die Führungskräfte des Konzerns haben den Mitarbeitern durch gelebte Praxis Vorbild bei der Umsetzung der Inhalte des Verhaltenskodex zu sein. Sie haben ihre Mitarbeiter auch im Umgang mit dem Verhaltenskodex zu unterweisen, die Einhaltung zu überwachen und bei Bedarf mit Unterstützung durch die zuständigen Stellen des Konzerns zu schulen.
Bei der Auslegung der Regeln des Verhaltenskodex haben sich die Mitarbeiter auch vom gesunden Menschenverstand leiten zu lassen und zu hinterfragen, ob unter Zugrundelegung vernünftiger, ethischer und moralischer Maßstäbe eine konkrete Handlungsweise Anlass zur Kritik geben könnte. Dabei sind insbesondere jene Werte, zu denen wir uns im Leitbild bekannt haben, zu berücksichtigen. Ebenso ist auf die landesspezifischen Maßstäbe und Gepflogenheiten Rücksicht zu nehmen. Bei Vorliegen gesetzlicher Regelungen gibt es keine Ermessensspielräume.
Bei Fragen und Unklarheiten kann jeder Mitarbeiter jederzeit seinen Vorgesetzten, die zuständigen Personal- und Rechtsabteilungen, sowie auch direkt die Geschäftsleitung oder den Konzernvorstand kontaktieren. In Streit- und Auslegungsfragen ist der Konzernvorstand nach der jeweiligen Geschäftsleitung oberste Instanz für die verbindliche Interpretation des Verhaltenskodex.
4) Einhaltung von Gesetzen und sonstigen externen und internen
Vorschriften
Bei allen geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen sind die jeweils geltenden Gesetze oder sonstige externen (z.B. Geldwäschevorschriften, Sanktionslisten der USA oder EU) und unternehmensinternen Vorschriften zu beachten.
Alle Mitarbeiter sind angehalten, sich über die für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, sonstigen Vorschriften und internen Richtlinien und Regelungen umfassend zu informieren und in Zweifelsfällen die zuständigen Stellen (siehe Kapitel„Verantwortung für die Umsetzung“) zu kontaktieren.
5) Fairer Wettbewerb
Faires und transparentes Verhalten am Markt stellt Interessen sowohl der einzelnen Konzernunternehmen, als auch der Mitarbeiter und die Wettbewerbsfähigkeit der Constantia Industries Gruppe im Gesamten nachhaltig sicher. Eine Einschränkung des freien Wettbewerbs und Verstöße wettbewerbs- und kartellrechtlicher Natur sind mit der Unternehmensphilosophie und Kultur, sowie dem Leitbild unseres Unternehmens nicht vereinbar.
Verstöße gegen nationale oder internationale kartellrechtliche Vorschriften können schwerwiegende Folgen für den Constantia Industries Konzern und die betroffenen Mitarbeiter haben. Insbesondere können sie hohe Geldstrafen und Schadenersatzzahlungen, in einigen Ländern sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen. Mündliche Absprachen und abgestimmte Verhaltensweisen werden dabei so geahndet wie schriftliche Vereinbarungen.
Im Rahmen der Geschäftstätigkeit sind von allen Mitarbeitern insbesondere die nachfolgenden erhaltensleitlinien einzuhalten:
Mit Wettbewerbern dürfen keine Absprachen, welcher Art auch immer, über geschäftliche Themen erfolgen. Das gilt insbesondere für Vereinbarungen und Absprachen, die das Festlegen von Preisen oder Produktionskapazitäten, die Aufteilung von Märkten oder Kunden oder den Boykott eines Kunden oder anderer Marktteilnehmer zum Ziel haben oder bewirken;
Es dürfen keine unfairen Geschäftspraktiken angewandt oder sittenwidriger Druck auf Zwischenhändler ausgeübt werden, um Produkte zu einem bestimmten Preis zu vertreiben
Es dürfen keine Vereinbarungen oder Absprachen zur Abgabe von Scheinangeboten getroffen werden;
Mitarbeitern des Constantia Industries Konzerns ist es untersagt, bei Gesprächen und Kontakten mit Wettbewerbern über vertrauliche Angelegenheiten wie Preise und Verkaufsbedingungen, Kosten, Produktionskapazitäten, Lagerbestände oder ähnlich vertrauliche Informationen betreffend den gemeinsamen wettbewerblichen Markt zu sprechen;
Die Tätigkeit in Verbänden und insbesondere die Teilnahme an Verbandsitzungen stellen eine wichtige Grundlage für die Vertretung der Interessen von Industrie- und Wirtschaftsgruppen im Rahmen der nationalen und internationalen Gesetzgebung dar. Bei der Verbandsarbeit haben die Mitarbeiter des Constantia Industries Konzerns aber ebenso die oben dargestellten Grundsätze und Verhaltensleitlinien zu beachten und sich kartellrechtskonform zu verhalten. Nehmen sie kartellrechtswidriges Verhalten anderer Teilnehmer an solchen Gremien oder am Rande solcher Verbandsveranstaltungen wahr, haben sie sich sofort aus diesen Gremien und Verbänden zurückzuziehen und ihren Vorgesetzten davon in Kenntnis zu setzen.
6) Korruption / Bestechung / Geschenkannahme
Allen Mitarbeitern ist sowohl das direkte, als auch das indirekte Anbieten oder Annehmen von Vorteilen* streng verboten, wenn dadurch Geschäftstransaktionen in unzulässiger Weise beeinflusst werden sollen oder auch nur ein derartiger Eindruck entstehen könnte. Geschenke an Amtsträger (Beamte), die die jeweiligen landesspezifischen Grenzwerte übersteigen, sind jedenfalls unzulässig. Geschenkannahmen durch Mitarbeiter des Constantia Industries Konzerns sind untersagt. Ausgenommen davon sind ausschließlich Gelegenheitsgeschenke von geringem Wert und Bewirtungen im Rahmen geschäftsüblicher Gepflogenheiten. Alle anderen Geschenke sind abzulehnen oder zurückzugeben und es ist der Vorgesetzte darüber zu informieren.
Das Anbieten oder die Entgegennahme von Geld oder geldwerten Vergünstigungen ist keinesfalls gestattet.
* Vorteilsgewährungen können Geschenke, Einladungen, Einkaufsmöglichkeiten zu nicht fremdüblichen Konditionen, zinslose Darlehen, etc. sei
7) Sexuelle Belästigung
Die Constantia Industries Gruppe verbietet sexuelle Belästigung in jeglicher Form, beispielsweise durch offensichtliche Annäherungsversuche, erniedrigende Kommentare, Witze, unflätige Ausdrücke, anzügliche Gesten oder das zur Schau stellen einschlägigen Bildmaterials in Geschäfts- und Produktionseinrichtungen des Unternehmens. Solches Verhalten kann auch dann als Belästigung eingestuft werden, wenn es nicht so beabsichtigt war.
8) Diskriminierung
Basierend auf der UN-Charta und der Europäischen Konvention für Menschenrechte werden die Menschenrechte als fundamentale Werte betrachtet, die von allen Mitarbeitern zu respektieren und zu beachten sind. Die Unternehmenskultur der Constantia Industries Gruppe anerkennt und begrüßt, dass jeder Mensch einzigartig und wertvoll für seine individuellen Fähigkeiten zu respektieren ist. Der Constantia Industries Konzern toleriert daher keine Diskriminierung (wie beispielsweise sexuelle, religiöse, ethnische, politische, oder altersbedingte, etc.), in welcher Form auch immer.
9) Interessenkonflikte
Die Constantia Industries Gruppe erwartet, dass ihre Mitarbeiter im Interesse des Unternehmens tätig werden. Die Mitarbeiter sind verpflichtet, Situationen zu vermeiden, in denen ihre persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt geraten oder geraten können. Dennoch lassen sich derartige Interessenkonflikte nicht immer ausschließen. Die Constantia Industries Gruppe verpflichtet ihre Mitarbeiter zum transparenten Umgang mit derartigen Themen. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, aktuelle oder potentielle Interessenkonflikte vor Aufnahme eines Arbeitsverhältnisses im Constantia Industries Konzern oder, sofern derartige Interessenkonflikte im Laufe des Arbeitsverhältnisses entstehen oder evident werden, dem jeweiligen Vorgesetzten und der Personalabteilung unaufgefordert sofort und im vollen Umfang offenzulegen und allenfalls um eine spezielle Genehmigung anzusuchen.
Interessenkonflikte können sich insbesondere im Zusammenhang mit den folgenden Aspekten ergeben:
Nebentätigkeiten können den Pflichten in der Constantia Industries Gruppe widersprechen oder zu einer Interessenkollision führen und bedürfen daher in jedem Fall einer vorherigen schriftlichen Genehmigung. Dies gilt auch für die Mitwirkung in Aufsichts- oder Beiräten in unternehmensfremden bzw. konzernfremden Gesellschaften.
Ein wirtschaftliches Engagement bei Wettbewerbern oder bei Geschäftspartnern des Constantia Industries Konzerns, insbesondere bei Kunden oder Lieferanten (ausgenommen davon sind Beteiligungen geringen Umfangs an börsennotierten Gesellschaften soweit sie einer üblichen Vermögensverwaltung entsprechen), bedarf in jedem Fall einer vorherigen schriftlichen Genehmigung. Beteiligungen an den oben genannten Unternehmen durch nahe Angehörige sind dem jeweiligen Vorgesetzten nachweislich zur Kenntnis zu bringen.
Nahe Angehörige umfassen den Ehepartner bzw. Lebenspartner des Mitarbeiters, seine Eltern, Geschwister und Kinder sowie sonstige Personen, soweit diese seit mindestens einem Jahr im selben Haushalt des Mitarbeiters leben.
Ebenfalls rechtzeitig vor einem Vertragsabschluss sind solche Transaktionen mit Geschäftspartnern der Constantia Industries Gruppe meldepflichtig, bei denen die auf Seiten der Geschäftspartner an den Unternehmensentscheidungen beteiligten Personen oder die direkten Verhandlungspartner nahe Angehörige sind.
Interessenkonflikte können auch durch Angehörigenverhältnisse von Mitarbeitern die in der gleichen Abteilung beschäftigt sind, entstehen. Derartige Angehörigenverhältnisse sind daher gegenüber dem Vorgesetzten offenzulegen.
10) Umgang mit Unternehmensinformationen / Geheimhaltung
Vertrauliche Informationen jeglicher Art, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit erlangt werden, dazu gehören auch Informationen außerhalb des eigenen Tätigkeitsbereiches, dürfen weder für die Verfolgung eigener Interessen genutzt, noch für die Nutzung der Interessen Dritter zugänglich gemacht werden.
Es ist sicherzustellen, dass Unternehmensinformationen jeglicher Art (Dokumente, Auszüge, Dateien, Zeichnungen, Pläne, Vordrucke, usw. einschließlich Vervielfältigungen davon auf Papier, sowie elektronischen oder anderen Datenträgern) immer sicher verwahrt werden. Müssen solche Informationen aus dienstlichen Gründen außerhalb des Unternehmens mitgenommen werden, sind diese gegen die Einsichtnahme oder den Zugriff Dritter zu sichern.
Über sämtliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, insbesondere Forschungs- und Entwicklungsvorgänge, Akquisitionsstrategien oder Akquisitionsziele, sowie der Geheimhaltung unterliegende Kennzahlen, unabhängig aus welcher Informationsquelle diese stammen, ist strenge Verschwiegenheit zu wahren. Ferner dürfen diese Informationen nur jenen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die diese im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen. Sie sind von den Mitarbeitern sicher aufzubewahren. Informationen, die auf einer der Homepages der Unternehmen der Constantia Industries Gruppe frei zugänglich sind, unterliegen dieser Verschwiegenheit nicht. Diese Regelung gilt auch für Informationen, an denen Vertragspartner der Constantia Industries Gruppe ein Geheimhaltungsinteresse haben, insbesondere, wenn hierfür eine entsprechende Geheimhaltungsvereinbarung abgeschlossen wurde.
Die Verpflichtungsverschwiegenheit besteht auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses uneingeschränkt fort. Darüber hinaus gelten die einschlägigen Geheimhaltungsbestimmungen der jeweiligen Dienstverträge.
11) Unternehmenskommunikation
Alle mündlichen und schriftlichen Verlautbarungen und Pressemitteilungen, die die Interessen des Constantia Industries Konzerns oder einzelner verbundener Gesellschaften berühren, erfolgen ausschließlich über die jeweiligen Vorstände, Geschäftsführer oder Kommunikationsverantwortlichen. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen ist ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zulässig
12) Internet
Die Kommunikationseinrichtungen der Constantia Industries Gruppe, wie Internet, Intranet und E-Mail, dienen in erster Linie den betrieblichen Erfordernissen. Für die private Nutzung von E- Mail, Internet und anderen elektronischen Medien gelten gesonderte Regelungen der einzelnen Konzerngesellschaften
13) IT-Nutzung
Im Rahmen von IT-Nutzungen sind zur Begrenzung der allgemeinen Risiken die Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsbestimmungen einzuhalten. IT-Geräte (PC, Notebook, etc.) sind immer in geeigneter Weise zu verwahren und im Rahmen der technischen Möglichkeiten mit einem Passwortschutz auszustatten. Auf Dienstreisen sollen nur die unmittelbar erforderlichen Daten mitgeführt werden. Persönliche Passwörter dürfen nicht an andere Mitarbeiter oder Dritte weitergegeben werden. Für Vertretungen sind klare und nachweisliche Regelungen zu treffen. Sollten unternehmensbezogene Daten entwendet werden bzw. unauffindbar sein, ist unverzüglich eine Meldung an den jeweiligen Vorgesetzten vorzunehmen. Betrifft dies elektronische Daten, sind in Absprache mit der zuständigen IT- Abteilung die Sperre der Passwörter oder andere geeignete Schritte umgehend zu veranlassen.
14) Meldungen von Fehlverhalten
Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter des Constantia Industries Konzerns Verstöße gegen Bestimmungen des Verhaltenskodex, gegen sonstige interne Richtlinien und Regelungen oder gegen gesetzliche Vorschriften feststellen. Wenn Mitarbeiter ein solches Fehlverhalten erkennen, steht es ihnen frei, dieses umgehend zu melden. Dazu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
In erster Linie Information an den direkten Vorgesetzten, oder
Information an die zuständige Rechts- oder Personalabteilung, oder
Information an die Geschäftsführung der jeweiligen Konzerngesellschaft, ode
Information an den Konzernvorstand
Um die Aufklärung zu vereinfachen, ist es sinnvoll, dass sich die Mitarbeiter bei einer Meldung identifizieren, wobei die Vertraulichkeit ihre Person betreffend aber auf Wunsch jedenfalls zugesichert wird. Zur Förderung einer offenen und vertrauensvollen Kommunikation wird ausdrücklich festgehalten, dass Mitarbeitern, die festgestellte Verstöße gegen Gesetze, den Verhaltenskodex oder sonstige interne Richtlinien und Regelungen melden, daraus keinesfalls negative Folgen welcher Art auch immer erwachsen werden. Dies gilt genauso für andere Personen, die wichtige Informationen zur Untersuchung eines solchen Fehlverhaltens beitragen.
Der Constantia Industries Konzern behält sich jedoch ausdrücklich vor, gegen Mitarbeiter, die vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Anschuldigungen machen, disziplinäre Maßnahmen zu ergreifen.
Anmerkung:
Ein Verhaltenskodex ist eine Richtlinie, die in vielen großen Organisationen angewendet wird, um Graubereiche im Geschäftsleben zu regeln oder bestimmte Dinge, die dem Unternehmen wichtig sind, noch klarer herauszuarbeiten. Der Constantia Industries Verhaltenskodex ist im Wesentlichen eine genauere Definition der Werte aus dem Leitbild der Constantia Industries AG bzw. den Leitbildern ihrer Konzernunternehmen und soll die Unternehmensgruppe vor den Folgen von Fehlverhalten einzelner Personen schützen helfen (zB. Kartellstrafen).